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关于印发《烟台大学经费支出报销规定》的通知(烟大校发【2017】17号)

时间:2017-05-15 09:23:02

关于印发《烟台大学经费支出报销规定》的

通知

 

各学院、部处室,各直属单位:

现将《烟台大学经费支出报销规定》予以印发,请遵照执行。

 

 

烟台大学

             2017110

 

 


烟台大学经费支出报销规定

 

为严肃财经纪律,强化内部控制,简化报销程序,保证经济活动的合法真实有效,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》《会计基础工作规范》《山东省预算单位公务卡改革实施意见》等法律法规,结合学校实际,制定本规定。

一、报销原始凭证的管理要求

(一)报销原始凭证的基本要求。合法、有效的原始凭证是经费支出报销的基本依据,应符合以下要求:

1.原始凭证必须是国家财政、税务部门统一印制的票据或按学校规定填制的有效单据。

从行政机关、事业单位或其他非营利性组织取得的票据,必须带有财政部门或其它规定机构的票据监制章;从公司、企业或其他营利性组织取得的发票,必须带有税务部门监制章;从外单位取得的行业性发票(如订票费等)可以报销,但自制的内部收据及在商店购买的三联单,不能作为报销凭证。

因为工作特殊要求,确需向自然人购买物品,必须填制“购物单”,注明摘要、数量、单价、金额及售物人身份证号码,并且要由售物人、经办人、验收人、经费负责人签字后,视同合法有效单据。

依据有关规定发放给个人的劳务性费用,使用统一的《烟台大学领款表》(附件1),并需提供电子版Excel表格,按照国家税法规定代扣缴纳个人所得税。学校教职工和学生一律通过银行卡发放,校外人员一般也通过银行卡发放。《烟台大学领款表》中领款人姓名、银行卡号、金额、身份证号码等信息必须真实、完整。未通过银行卡发放的劳务性费用必须由本人在“领取人签字”处签字确认。社会用工的临时性工资、学生奖助学金等支出参照劳务费规定执行。

2.原始凭证的内容必须符合经济业务的真实情况,须将如下内容填写齐全:单位名称(全称)为“烟台大学”,名称为“个人”或个人姓名的不予报销(电话费、火车票、机票等票据除外);填制凭证日期;购买物品的应详细填写名称、规格型号、数量、单价、金额(大、小写);填制凭证单位的经手人签名或盖章;从外单位取得的原始凭证,必须盖有收款单位全称的印章。

3.从外单位取得的原始凭证,记载的各项内容书写要清楚,易辨认,不得涂改、挖补。一式多联的发票(票据),必须套写或套打,以发票(收据)联作为支出报销凭证。

4.原始凭证大写与小写金额须一致,所填制的汇总单据或差旅费单据等报销凭证的金额大小写不一致的不予报销。

5.各类原始凭证、合同或批件应用原件报账,复印件不得作为报销凭证。从外单位取得的原始凭证如有遗失,须复印原始凭证存根并由原签发单位加盖财务专用章,复印件应清楚显示原凭证的号码、金额和内容等,提交正式书面申请,填写“烟台大学特殊事项说明表”,由经办人签字、经费负责人审批后,方可代作原始凭证。

6.电子发票因为存在可能连续多次下载打印的问题,学校暂不报销此类票据。

(二)不同情况下原始凭证的特别要求。以下几种情况的原始凭证应分别符合相应的特别要求:

1.购买办公用品、图书、耗材等物品或使用定额发票报销,应写明具体品名,若购买商品项目较多,发票上无法逐一填写时,可在发票上填写同类商品总金额,并提供加盖收款单位印章的商品明细清单。

2.购买各种教学科研设备,应取得增值税专用发票。

3.电话费以电信运行商开具的正式发票为报销依据,不得以预存款收据报销。

4.差旅费报销使用“烟台大学差旅费报销单”,将出差补助及费用等内容填写齐全,将《烟台大学公务出差审批单》(附件2)及有关单据附后,按规定程序签字审批办理报销。凡是乘坐飞机出差的,报销时必须出具登机牌,否则不得办理报销手续。

5.凡在校内办理的各项经济业务,原则上应实行校内转账。需要划转经费的,可填写《烟台大学内部转账单》,由经费支出部门经手人和单位负责人签字后,办理转账业务。经办人要妥善保留好转账人留存联,便于查询经费结转情况。

(三)财务处有权拒绝受理下列票据(发票):

1.虚假票据;

2.套用其他单位开具的票据;

3.未盖财务专用章或发票专用章的票据,或只盖有出具单位行政公章的票据;

4.发票类型与发生的经济业务内容不符的票据;

5.超过使用期限的票据;

6.购物时用“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”等支付款项,商家开具的发票(发票金额为零);

7.洗浴中心、足疗会所、健身中心、娱乐场所的发票;

8.无正当原因或情况说明,针对学生开展外语、艺术等培训开具的培训机构培训费票据;

9.因私发生的火车、飞机票等票据(例如,家庭成员、未成年人、老年人的车票,学生票);

10.个人或家庭交纳的物业管理费、水电费、停车费、电话费、网络费、有线电视费等票据。

二、借款、报销、缴款手续相关规定

(一)借款手续的规定

1.借款人必须是我校正式职工。实行“前款不清,新款不借”制度。实行公务卡结算制度后,一般不再办理现金借款。特殊情况下的借款业务,借款期限一般不得超过一个月(师资培训费借款期限一般不超过一年),超过期限不还者,学校将采取暂停借款人各项报销业务或工资扣款等措施。特殊原因需要延长还款期,须填写延期归还借款申请,延期一般最长为一个月。

2.因公借用支票,支付金额、收款单位、用途必须填写完整准确,借款人应在借款单以及支票存根上签名。

3.横向科研课题若协作单位要求先开收据后付款,须填写“借用发票借据”,由所在部门、单位负责人签批,方可办理“票据”借用手续。课题经费到账后,由社科(科技)处填写“科研项目经费分配单”转入相应课题。

(二)报销手续的规定

1.报销业务应由本单位正式职工办理,其他人员原则上不得办理报销业务,如确需长期聘用的社会用工人员办理报销手续的,应由经费责任单位负责人写出书面委托书方可办理。研究生代替导师办理导师切块经费、参与学校预算下达的研究项目、横纵向课题等业务报销手续,需要出具书面委托书,熟悉所涉及的经济业务事项,并对业务事项的合法性、真实性承担连带责任。

2.购买实物办理报销时,必须有验收证明,采购人与验收人不能为同一人。购买的设备、物品,属于固定资产的,需先办理资产入账手续,持发票、入账手续、购货合同按报销手续签字后办理报销。横向课题经费为对方单位购置设备,须在发票上注明合同编号及条款内容。不需要入库的实物,除按报销手续签字外,还必须有验收人签字。除教学、科研课题经费外,所有经费购置图书,均需办理图书入库手续,具体流程参照图书馆2016年7月15日在学校办公系统发布的《关于购买图书报销程序及建立台账有关事宜的通知》。

3.修缮工程项目办理报销时,除办理规定的报销手续外,根据学校有关规定,后勤管理处在年度计划预算内单项超过5万元需要招标的维修项目和年度计划预算外维修项目(无论工程大小)均应附审计报告;学校各院(部)单项超过2万元的维修项目需要附审计报告;对标的金额已确定的招标项目应附合同及验收证明。

4.2万元以上的设备、材料、服务支出等经济业务,报销时必须提供学校与对方单位签订的正式合同。

5.学生退学,应先到财务处收费中心办理登记,再按有关规定退款,退款时领款人须在支出凭证上签字。

6.因公取得的各类票据应在当年报销,如有特殊情况,最迟可延至次年的4月30日前报销,逾期票据一律不得报销(重点提示:科研经费也执行此规定)。

(三)缴款手续的规定

1.各部门、单位创收收入,有明确收费标准并按规定程序备案的收费项目,须填写“烟台大学服务性收费项目缴费明细表”,加盖单位公章后再到财务处收费中心缴费,缴费时需携带银联卡刷pos机缴费;对于没有收费标准和备案的收费项目,需要由申请单位填写“烟台大学收费项目会签单”,注明具体的收费项目、定价标准组成、有无收费依据等信息,加盖单位公章,单位负责人及分管校领导签批后到财务处收费中心办理收费项目立项、公示、报批、备案和缴费手续。

各种成人教育、专业学位、中外合作办学、留学生等学历班和培训班的收入在上缴学校时须附学生名单,注明收费项目及标准。

2.学校代发工资的单位,请于每月发放工资后尽快到财务处进行返还应缴工资核对,当月28日前未能结清返还工资的将会影响到下个月的工资代发业务。

三、差旅费报销的规范管理

(一)交通费的管理与报销

1.外出从事公务活动一般应乘坐公共交通工具(学校安排公务用车的除外),并且使用正规的交通票据报销交通费用。

因公赴烟台市区以外出差的(到烟台蓬莱国际机场除外),一般不安排公务用车,尽量选乘公共交通工具;确有需要安排公车到烟威地区以外的,须事前填写《烟台大学公务用车审批表》并报请分管校领导签字审批,在报销用车费用时须加附审批表(“市区”应为芝罘区、莱山区、福山区、牟平区、开发区、高新区)。

2.烟台本地需要到校外联系工作和进行其他公务活动乘坐出租车、公共交通工具或租用车辆的,要在原始票据或支出汇总单上注明直接相关的“具体工作任务”,报销人和经费审批人共同签字,审核通过后方可报销。

3.外出从事科研、参加会议和培训及其他公务活动,以《烟台大学公务出差审批单》注明的出差目的地为依据报销往返区间的交通费,不得报销与目的地无关的交通费。特殊情况往返期间中转第三地的,报销人需做出书面说明,经出差审批人签字后方可报销。往返区间的交通票据要连续、完整,车票丢失或不连续完整的,须要做出书面说明,加附《烟台大学特殊事项说明表》,审核通过后方可办理报销。不得使用补充客票代替丢失车票报销交通费。

4.因科研工作在合作单位出差期间,实际发生住宿但由合作单位安排并承担住宿费的,凭合作单位出具的承担住宿费的有效证明方可报销城市间交通费。

5.因特殊情况确需驾驶本人车辆因公出行的,按外出期间实际发生的汽油费、过桥过路费据实报销。外地汽油费、过桥过路费与《烟台大学公务出差审批单》、住宿费发票(或承担住宿费单位出具的有效证明,当天返回的除外)填写《烟台大学差旅费报销单》一起报销,不允许单独报销外地汽油费、过桥过路费;汽油费、过桥过路费要与外出往返区间相关,不得报销与外出往返区间无关的汽油费、过桥过路费。本地汽油费报销时须在原始票据上注明直接相关的“具体工作任务”,报销人和经费审批人共同签字,经严格审核通过后方可报销。汽油费、过桥过路费要确保因公务活动而发生,严格禁止使用私人用车加油费、过桥过路费报销套取经费,违规者按照有关规定追究当事人责任。

6.因公务活动确需租用车辆的,使用汽车租赁公司的车辆,凭加盖“汽车租赁公司”和“所在单位”公章的用车明细(同时须注明用车事由)、汽车租赁公司出具的发票报销租车费;使用合法运营的个人出租车辆,凭加盖“所在单位”公章的用车明细、驾驶员驾驶证复印件和税务局开具的发票报销租车费。公务用车驶出烟台市区的,须提供汽车过路过桥等相关凭证。租车费一律使用公务卡结算或转账结算,不得使用现金结算。

7.因参加我校承担的科研项目、受邀来校参加各类评审会、论证会、讲学讲座等,需要在我校报销交通费的,必须提供有效证明方可报销。

8.科研经费报销的交通费必须与该项目研究直接相关。利用科研经费报销本地汽油费的,严禁购买加油卡充值并附相关情况说明,财务处要严格审核,切实加强监管。

9.教职工出差、访学等公务活动需购买机票的,应在政府采购机票管理网站、各航空公司直销机构或具备机票销售资质的代理机构购买公务机票(印有GP打头的验证码),使用公务卡或单位银行转帐方式(如支票、汇款)结算,不得使用现金结算。

购买非国内航空公司航班机票的,应以相关有效票据作为报销凭证,并附经国际合作交流处和财务处出具意见的审批表。

购买市场低价机票的,应以有效票据作为报销凭证,并提供低于购票时点政府采购优惠票价的证明材料。

购票人报销机票退票手续费时,以航空公司或机票销售代理机构出具的退款单据作为报销凭证。

(二)伙食补助费和市内交通补助费的管理与报销

1.外出公务活动,凭有效的住宿费凭证和交通费凭证,计算实际在外天数,据实发放伙食补助费和市内交通补助费。

2.出差期间,由其他单位负担城市间交通费和住宿费的,原则上不予发放伙食补助费和市内交通补助费。

3.因科研工作在合作单位出差期间,实际发生住宿但由合作单位安排并承担住宿费的,凭合作单位出具的承担住宿费的有效证明和城市间交通费有效凭证,发放伙食补助费和市内交通补助费

4.外出参加会议、短期培训应附会议、培训通知,会议费、培训费与差旅费一同报销,不得拆分报销。会议和培训期间由举办方免费安排食宿,不发放会议、培训期间的伙食补助,来往会议、培训地期间发放两天市内交通补助及实际在途天数的伙食补助;举办方不免费安排食宿的,凭举办方出具的有效证明按规定标准发放伙食补助。

5.脱产学习、进修、培训期间不予报销补助费和市内交通费,往返学习、进修、培训差旅费由学校按规定报销。

6.学生实习费按照学校目前报销办法执行。

(三)住宿费的管理与报销

住宿费在山东省和学校规定的住宿费限额标准内,凭有效住宿费凭证据实报销。

四、经费支出报销签批手续

(一)学校预算分配经费及各部门、单位创收经费,由经费责任部门、单位负责人签批;学校预算给各教学单位的经费及创收经费,除实行项目管理的经费外,严格实行会签制度,必须由各教学单位的行政负责人和书记两人共同签字审批。

(二)凡涉及政府采购、基本建设、维修改造、资产管理、教学科研、师资培训、人才队伍建设等需要学校相关职能部门审核把关的专项经费项目,各相关职能部门负责人必须严格履行会签审核程序。凡是签批手续不全或违反相关财经管理制度规定的财经业务,财务处一律不得办理。

(三)严格实行财经活动事项逐级审批制度。各二级单位凡涉及大额资金使用、重大经济活动或重要财会业务事项,必须严格履行逐级审批制度,按照学校议事规则和管理权限,分别报请分管校领导或校长办公会、党委常委会集体研究决定。

(四)博士科研启动费,按规定程序审批立项后,在规定开支范围内由项目负责人及项目所在单位负责人签批。

(五)横向、纵向课题经费,按学校规定提取的科研管理费由社科(科技)处长签批;各单位科研发展基金由单位负责人签字、单位盖章、社科(科技)处长签字;科研合作、协作费(须附上与外协单位签订的科研合作协议)由课题负责人、社科(科技)处长和财务处长签字;工资性收入的课题组成员从横向课题提取劳务费,须由单位负责人和社科(科技)处处长签字;科研业务费、实验材料费由课题负责人签字,其中实验材料费还需要社科(科技)处审核盖章;横向科研项目经费中列支的招待费用须严格执行《烟台大学国内公务接待管理办法》及其补充通知和上级有关规定。经费的其他使用范围由课题负责人、单位负责人签字。

(六)学校预算经费原则上不得开支招待费。因特殊情况需要开支招待费时,须严格执行《烟台大学国内公务接待管理办法》及其补充通知规定

(七)学科建设经费、教学专项经费等,按学校有关管理办法签批。

(八)其他部门归口管理的各类专项经费,如有特殊要求,由归口职能部门制定管理办法,报学校批准后执行。

五、付款方式

(一)公务卡结算

1.按照山东省公务卡管理使用规定,办公费、差旅费、维修(护)费、会议费、培训费、专用材料费、公务用车运行维护费必须强制使用公务卡消费,不得用现金或公务卡以外的银行卡支付。

2.不论资金来源,纳入公务卡结算范围的经济业务必须使用公务卡结算。能使用公务卡结算,但故意不使用公务卡结算的,属于恶意逃避监督行为,按照有关规定追究当事人的责任。公务消费要尽量选择可以使用公务卡结算的场所,在不能使用公务卡结算的场所消费要提供不能使用公务卡的有效证明,经审批后方可报销。自本通知实施之日起,除暂不执行公务卡结算情形外,确实因特殊情况不能使用公务卡结算,必须凭“烟台大学特殊事项说明表”(附件3)及相关财务凭证,经审核批准后方可办理报销手续。

(二)银行转账

结算起点(10000元)以上的购买支付,应使用银行转账方式。

六、其他事项

(一)支票的有效期限是10天,经办人应及时办理,以免过期作废。

(二)所有财务单据的签字一律使用黑色钢笔、签字笔。

(三)每年12月15日前完成所有借款报销和还款手续,以保证学校财务决算的正常进行。

七、本规定由财务处负责解释。

八、本规定自印发之日起施行。

 

附件:1.烟台大学领款表

2.烟台大学公务出差审批单

3.烟台大学特殊事项说明表


 


 


单位(盖章):                                                 年   月    日


序号

 

账号

 

 

序号

 

账号

 

 

领款说明:                                                                                         

1





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经费项目


      



      



负 责 人


   计(大写):                                                     ¥

经 办 人















附件1

 

 


   

姓名

单位

职务

联系方式

备注


























出差总人数

行程安排

 

 

备注













出差天数合计

山东省内  天,山东省外

乘坐交通工具

□飞机     火车     □汽车        □轮船  

□其它(                            

单位(项目)负责人审批意见:

                                    负责人签字:

                                         期:

学校领导审批意见:

签字:

日期:

经办人


联系电话













附件2

烟台大学公务出差审批单

单位(公章):                                     

填表说明:此表一式两份,一份在报销时交财务处,一份单位留存。


附件3

 

烟台大学特殊事项说明表

 

 

事项描述:

   

     

    

 

兹证明该事项真实有效,本人愿意为此承担责任。

                

 

                                      经费负责人(签名):         

                                            

 

年     月     日

 

经费负责人是经费使用的直接责任人,对经费使用的真实性、合理性及有效性承担经济与法律责任。

 

 

 

特此证明以上事项属实。

                                

单位负责人签章: 

                                                   

年     月     日

本单位对本单位科研、部门经费的使用承担监督和管理责任。

审批意见

 

 

                                                      分管校领导签字:

 

年     月     日

 

 

 

 

烟台大学办公室

2017年5月12日印发

 

 


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