烟台大学公务卡使用管理暂行办法 (烟大校发〔2014〕5号)

关于印发《烟台大学

公务卡使用管理暂行办法》的通知

各学院、部处室，各直属单位：

现将《烟台大学公务卡使用管理暂行办法》予以印发，请遵照执行。

                                  烟台大学

2014年3月12日

烟台大学公务卡使用管理暂行办法

第一章  总则

第一条  为进一步深化国库集中支付制度改革，规范学校财务管理，减少现金支付结算，加强预算执行监控管理，提高资金使用效率和公务支出透明度，推进预防和惩治腐败体系建设，根据山东省财政厅《关于加快推进省直教科文部门公务卡制度改革的通知》（鲁财教〔2013〕16号）、《关于建立省级预算单位公务卡强制消费目录制度的通知》(鲁财库〔2011〕27号)、《山东省预算单位公务卡改革实施意见》(鲁财库〔2008〕26号)、《山东省省级预算单位公务卡管理暂行办法》(鲁财库〔2008〕27号)等相关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法适用于学校各单位、各部门公务卡的使用管理。

第三条  本办法所称公务卡，是指我校正式在编、在岗工作人员持有的，仅限用于日常公务支出和财务报销业务的特殊银联信用卡，卡号以“628”开头，具有免年费、免本地本行提取超额还款手续费、免挂失、补办、更换新卡片费用、免费通过手机短信等方式提醒账户余额变动情况以及一定透支消费额度、透支免息期等优惠项目。此外，公务卡还享有一般贷记卡的其它优惠服务。公务卡实行“一人一卡”实名制，教职工个人作为持卡人并承担相应法律责任。

第四条  公务卡的使用范围是原使用现金结算方式的日常公用支出和原使用转账结算方式、单笔金额在 1万元（人民币）以下的小额商品服务支出，详见附件《烟台大学公务卡结算方式支付目录》，其中办公费、差旅费、维修（护）费、会议费、培训费、专用材料费、公务用车运行维护费等七项强制性支出项目，必须按规定使用公务卡结算；原使用对公转账支付的公用经费支出，仍按原规定实行转账支付结算。在公务卡结算方式的适用范围内，学校各单位、各部门原则上需要在具有刷卡条件的商户进行公务卡消费，尽量减少现金支出。

第五条  公务卡的发卡银行（以下简称发卡行）是我校办理国库集中支付业务的代理银行，即中国农业银行烟台市莱山区支行。

第六条  与公务卡管理有关的信息维护、财务报销、银行划款和动态监管等业务，通过专门的公务卡管理系统办理。

第二章  公务卡日常管理

第七条  公务卡的申办与变更流程

（一）学校财务处统一组织学校各单位在编、在岗工作人员向发卡行申办。学校正式在编、在岗工作人员应当如实填写“公务卡申请表”和“公务卡领用人员推荐表”，签订“征信授权书”和“贷记卡章程”，对相关资料的真实性进行确认后，转交给发卡行进行审核。

（二）发卡行按规定程序审核个人申请资料，负责办理公务卡。

（三）公务卡申请成功后，财务处将持卡人姓名、身份证号、卡号、发卡行等信息录入学校公务卡管理系统，并做好公务卡管理系统的日常维护工作。工作人员新增或调动、离职时，应及时向发卡行办理公务卡的申领或停用手续。

（四）持卡人公务卡遗失或损毁需要补办时，需自行联系发卡行申请补办，补办成功后应及时到财务处办理卡号变更手续。

（五）持卡人私人信息发生变动时，应自行通知发卡行及时更新相关信息。

（六）持卡人调动、离职、退休时，必须先经财务处确认没有对公债权、债务后，组织人事等部门方可办理相关手续。持卡人离职或调离学校，在办理离校手续时必须到发卡行按相关规定办理公务卡转（换）为普通信用卡或销户手续，之后持相关证明到财务处办理离校手续。退休人员办理退休手续的，原则上需办理公务卡的销户手续。

第八条  公务卡信用额度：由公务卡发卡行根据开卡人个人信息分别予以确定。

第九条  公务卡由学校在职教职工以个人名义开立、个人持有、保管和使用，密码由教职工自行设定，个人妥善保管。公务卡遗失后应及时到发卡行客服中心办理挂失，未及时挂失造成的经济损失由持卡人个人承担。

第十条  持卡人可通过农行网点柜面或信用卡客服热线（4006695599）办理自动还款业务，将公务卡与持卡人其他农行账户关联自动还款（所关联的帐户必须与持卡人的姓名、证件号保持一致），当持卡人不能及时办理报销手续时，农行系统可于每月免息还款到期日自动从关联账户中扣除相应款项归还至公务卡中，无手续费。持卡人对消费交易发生异议，可按发卡行的相关规定向发卡行提出交易查询。

第三章  公务卡支付管理

第十一条  公务卡主要用于公务支出的支付结算。使用公务卡结算，不改变学校现行的财务管理制度和报销审批程序。公务支出发生后，持卡人应按学校原有审批要求履行相关审批手续，及时向财务处申请办理报销手续。

第十二条  对《烟台大学公务卡结算方式支付目录》中规定的公务支出活动，在使用公务卡结算时，应在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，并须取得消费发票等财务报销凭证和持卡人消费签名的消费交易凭条（刷卡POS机打印的小票）。

第十三条  特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时，持卡人可提前向发卡行申请临时增加信用额度，增加的额度和使用期限等具体事项，按照发卡行有关规定执行。

第十四条  持卡人在执行公务活动时原则上不允许通过公务卡提取现金，如通过公务卡透支提取现金，提现手续费等费用由持卡人自行承担。

第四章  公务卡财务报销管理

第十五条  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出，应及时在免息还款期（在刷卡消费五天后开始，至到期还款日前七天结束，如遇法定节假日或者休息日需提前办理）到财务处办理报销业务。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用及不良信用，由持卡人自行承担。

第十六条  使用公务卡结算，不改变学校现行的财务管理制度、报销签字程序和会计核算方法。

第十七条  持卡人办理公务卡消费支出报销业务时，应当按照要求填写报销审批单，附上正规原始票据和经本人签名的公务卡消费交易凭条（POS机小票）或网上银行打印的交易信息，按原财务报销审批程序进行报销。必要时，报销人还需提供购物明细或消费清单。

第十八条  持卡人在一项报销业务中，如果既有公务卡结算又有转账结算，应注明票据的不同结算方式，分别填制财务处规定的报销单据，以便于办理还款和账务处理。

有下列情形的，不得办理报销手续：

（一）报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条（刷卡POS机打印的小票或网上银行打印的交易信息）不符的；

（二）因持卡人个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失；

（三）因持卡人换卡后未及时到财务处更新备案，导致财务处无法及时处理公务卡报销业务而造成的罚息和滞纳金等；

（四）其他不符合财务管理规定或超出财务报销标准的消费。

第十九条  持卡人报销时，对差旅费补助等非公务卡支出，财务处可以通过公务卡还款方式，在报销时将差旅费补助等非公务卡支出，一并划款到公务卡上，持卡人在本地本行提取超额还款（也叫溢缴款，指还款时多缴的资金或存放在公务卡账户内的资金）额度内的现金，发卡行不收取任何费用。持卡人在学校寒、暑假期间使用公务卡支付的，须先自行偿还公务卡欠款，待学校开学以后办理财务报销手续，报销款项仍然划款支付至持卡人公务卡，持卡人可以选择个人刷卡消费，也可以在本地本行提取超额还款。

第二十条  持卡人因出差在外或其他特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内返回学校办理财务报销手续，可在本期免息还款期到期前至少七个工作日，通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单，并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息，经所在部门领导审核后先办理借款手续，财务处于免息还款期前先将资金转入公务卡，持卡人返回学校后一周内及时补办报销手续并冲销借款。持卡人也可以先自行偿还公务卡欠款，待持卡人返回学校后再办理财务报销手续，报销款项支付程序同上述第十九条。

第二十一条  财务处工作人员负责登录公务卡管理系统，根据持卡人姓名、交易日期和消费金额等信息，查询核对公务消费的真实性，审核无误后确认报销，并按以下规定办理报销还款手续：

（一）通过公务卡管理系统，选择审核确认报销的消费明细记录，录入可报销金额、经济分类科目、摘要等要素信息，然后根据持卡人提供的经费项目挂接用款计划，生成支付凭证，编制“还款明细表”，生成“还款汇总表”，及时在规定期限内提交到发卡行。

（二）签发财政授权支付指令，附加盖学校公章的“还款汇总表”，以电子文档形式提交发卡行，通知发卡行向指定的公务卡还款。

（三）财务工作人员应当在发卡行规定的免息还款期到期前三个工作日内，办理完毕所有已报销资金的还款手续；对于确需提前还款的业务，财务处可协助及时办理公务卡报销还款手续。

第二十二条  “还款汇总表”电子信息与纸质信息必须确保一致。财务处提交发卡行的“还款汇总表”必须从公务卡管理系统直接打印，不得使用另行编辑或下载修改的“还款汇总表”。

第二十三条  发卡行根据财务处签发的支付指令和“还款汇总表”信息，最迟于第二个工作日内将资金支付到公务卡账户，以手机短信方式通知持卡人，并将支付凭证回单返回财务处。

第二十四条  因特殊原因发卡行当日无法将资金划到公务卡账户，发卡行应于第二个工作日上午与财务处沟通核实并重新划款。三个工作日内无法完成划款的，须及时通知财务处，由财务处按照财政授权支付业务流程，签发《财政授权支付更正（退回）通知书》，向零余额账户办理资金退回手续。

第二十五条  确因向供应商退货等特殊原因，导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回财务处，由财务处负责办理相关手续。

第二十六条  发卡行应当按财政部门管理要求，向公务卡管理系统实时、全面、准确地反馈零余额账户向公务卡还款的支付信息，以及该笔报销业务所对应的公务卡明细信息。

第二十七条  发卡行应以纸质或电子形式按月向财务处提供公务卡报销信息对账单。对账单内容应包括还款日期、姓名、卡号、还款金额和授权支付号等信息。

第五章  管理职责与要求

第二十八条  学校财务处在公务卡管理工作中的主要职责：

（一）组织学校各单位工作人员统一办理公务卡，做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。

（二）加大对学校持卡人使用公务卡结算的宣传力度，促进本单位持卡人树立良好的信用意识，加快推进公务卡消费结算方式。

（三）加强预算管理与财务内控机制，规范财务报销与会计核算程序，制定公务卡结算管理办法，保证资金安全。

（四）督促持卡人及时办理公务卡公务消费支出的财务报销手续；协助发卡行向有逾期欠款的持卡人催收欠款。

（五）通过公务卡管理系统，审核本单位持卡人提请报销的公务卡消费信息，及时办理公务卡的报销还款和资金退回处理等有关工作，及时下载保存报销还款信息，做好相关账务处理工作，并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。

（六）配合省财政厅做好公务卡的监督管理等有关工作。

第二十九条  持卡人在公务卡管理工作中的主要职责：

（一）按规定申请办理公务卡，公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡，涉及个人信誉资质的高低，要本着诚实守信，对自己负责的态度，妥善保管卡片和密码，并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。

（二）执行公务所需支出，原则上应使用公务卡结算和报销，要规范使用公务卡办理支付结算业务，并及时向财务处申请办理报销手续，保留好个人签名的消费交易凭条和相应的票据、消费清单等会计原始凭证，以备报账使用，并接受财政部门对公务支出的监控管理。

（三）及时归还公务卡项下的银行欠款。因调动、离职、退休等原因影响公务卡正常使用的，有责任主动向学校财务处报告，并按规定及时清理公务卡项下的债权债务，停止公务卡的使用。

（四）遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定，规范使用公务卡。

第三十条  严禁将非本校工作人员纳入公务卡管理范围；严禁违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本校公务卡持卡人的私人交易信息；严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销；严禁发卡行对外泄漏与公务卡支出有关的各种数据资料。违反规定的，追究相关人员的行政责任，情节严重涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第六章  附则

第三十一条  学校实行公务卡结算方式后，原则上不再办理公务卡信用额度以内的现金借款业务。特殊情况确需办理借款的，必须经财务处审批同意，财务人员将借款转至借款人银行卡内，不再以现金方式支付。

第三十二条  学校实行公务卡结算方式后，学校应收取的各项收入可以直接转账或缴存至学校账户，工资、津贴补贴、奖金、课酬等人员经费支出，通过个人工资卡（或存折）结算，商品服务支出等公务支出，根据发卡行提供的技术支持条件，通过公务卡办理报销结算和还款手续。属于下列特殊情况之一，经财务处审核同意后，可以暂不使用公务卡结算；

（一）在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的零星支出；

（二）必须在不具备刷卡条件的地点购买的特定商品；

（三）其他特殊情况需经批准的支出项目。

第三十三条  公务卡刷卡消费行为，在审核报销前属于个人消费行为，在报销环节，按照现行管理制度对公务卡公务消费行为进行合规性审核，对符合报销条件的予以报销，对不符合报销条件的支出，由持卡人自行还款。

第三十四条  各单位、各部门负责人应严格执行财经纪律，对本单位、本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行规范的管理审核，严格控制支出，杜绝超范围、超标准支出，确保公务消费支出控制在规定的预算范围之内。

第三十五条  本办法由学校财务处负责解释。

第三十六条  本办法自印发之日起施行。

附件：烟台大学公务卡结算方式支付目录

附件         

烟台大学公务卡结算方式支付目录

注：1.以上所列项目，均指1万元以下的零星购买支出，1万元以上应以转账方式结算，其中，1-7项为强制性支出项目。

2.学校教职工使用公务卡发生的个人消费性支出，不适用本公务卡消费目录。